Прежде всего следует выполнять дела первого приоритета, затем – второго. Задачам третьего приоритета можно посвятить остаток дня или делегировать их другим. Этот метод можно использовать с помощью выделения задач по цветам, как в приоритетах планировщика ToDoist, https://deveducation.com/ о котором я рассказывала тут. Матрица Эйзенхауэра – известная концепция выделения приоритетов, рекомендованная президентом США Д.Эйзенхауэром. Этот подход помогает не запутаться в большом списке дел, с помощью сортировки задач по важности и срочности.

Методы классического тайм-менеджмента выглядят так, словно рассчитаны на людей в высшей степени рациональных (не подверженных перепадам настроения, лени, прокрастинации и т. д.). Все методы создавались исключительно на основе личного опыта. Помогают организовывать рабочие процессы, делают их более наглядными и упорядоченными. Используются для поэтапного выполнения сложных процессов или для проверки уже выполненных задач. Свою работу необходимо выстраивать так, чтобы получать максимальный результат при минимальных затратах времени и сил.

Что такое тайм-менеджмент: основные понятия

Персональный управленческий учет – совокупность технологии получения и анализа информации о личной работе и личной эффективности, необходимой для принятия решений. Включает хронометраж времени, количественную фиксацию результатов деятельности, построение различных коэффициентов, и т.п. Этот подход позволяет «снять» противоречия между огромным количеством конкурирующих технологий управления и создать системы и методы, интегрирующие достоинства противоположных технологий. Это пожалуй самое важное в управлении временем и жизнью. Нужно постоянно понимать для чего вы вообще живете и совершаете какие-либо действия. Цель управления временем – добиться того, чтобы вся ваша деятельность наиболее эффективным путем вела вас к выполнению определенных целей – краткосрочных или долгосрочных.

При этом мне хочется много успевать в будни и оставлять выходные свободными. Наградите себя после того, как закончили важное дело (вкусный кофе, долгожданное видео на ютубе, ванна). Тайм-менеджмент предполагает довольно жесткий распорядок дня. Либо вы управляете временем, либо оно управляет вами!

Определение понятия контекст.

Основателем этой системы считается российский специалист по вопросам прокрастинации Максим Дорофеев. Он считает, что важно экономить запас умственных сил, чтобы использовать их только в подходящий момент. Таск-менеджеры или электронные органайзеры представляют собой интерактивные программы для планирования задач, мониторинга работы и автоматизации бизнес-процессов. Это самый примитивный и доступный способ, чтобы составить распорядок дня.

Например, усложнение и детализация коэффициентов для анализа ответственных проектов; упрощение – для типовых регулярных задач, не содержащих больших резервов повышения эффективности. Гармонизация (совокупности задач; деятельности) – установление равновесия, гармонии, баланса между задачами сходного уровня приоритетности, равно требующими выполнения в заданный период. Осуществляется с помощью сознательно управляемого распределения между ними ограниченных ресурсов (в первую очередь ресурсов времени), например, в форме нормирования доли расходов ресурса на каждую из задач. Гармонизация взаимодополнительна к приоритизации. Техника Помидор заключается в том, чтобы поставить таймер и делать задачу в течении 25 минут, затем отдохнуть 5 минут и приступить к следующему раунду.

Методы «управления временем» были направлены исключительно на повышение производительности труда (и, как правило, труда физического). С началом промышленной революции возникла необходимость одновременно управлять работой большого количества людей. В связи с этим огромную популярность приобретают идеи Фредерика Тейлора — родоначальника научной организации труда. Бенджамин Франклин (1706 — 1790)Франклин разработал собственную оригинальную систему планирования времени и подробно описал ее в своих мемуарах. Некоторые его методики (например, «Пирамида Франклина») успешно используются и сегодня. Отрывок из письма СенекиРазмышления о личной эффективности можно встретить и в работах более поздних мыслителей (Леон Баттиста Альберти, Френсис Бекон и т. д.).

№5. Тайм-менеджмент нужен только непунктуальным людям

Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. – поглотители времени, находящиеся вне зоны нашего личного контроля. К ним могут быть отнесены любые форс-мажоры, дорожные пробки, очереди, неэффективно выстроенные бизнес-процессы и т.д. Напрямую на них повлиять практически невозможно.

• Это уровень целеполагания, определения целей.
• Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
• Мышление, направленное на эффективность (краткая, но несколько неточная замена – «эффективное мышление»).
• Задачи выделяются различными цветами, а бегущая стрелка наглядно демонстрирует, как долго осталось сидеть на совещании или через сколько минут выбегать на очередную встречу с партнерами.
• Раздел именно про лайф-менеджмент оказался для меня полностью бесполезен.

Например, руководитель отдела небольшой компании может объявить время с 13.00 до 14.00 часом открытых дверей, когда его могут посетить все желающие, а в остальное время принимать только по предварительной записи. Таким образом он оградит свое время от внезапных порывов подчиненных ворваться с любым вопросом в любое удобное для них время. Возможно, подобные меры не позволят полностью справиться с системной проблемой, но помогут использовать свое время более эффективно. Постепенно эти правила примутся окружающими, что облегчит задачу минимизации потерь времени. Контроль выполнения подзадач с помощью инструмента тайм-менеджмента «Двумерный график» (подробнее о правилах составления и применения данного инструмента рассказано в Теме «Создание эффективного обзора задач»).

Принципы тайм-менеджмента для гуру

Даже если вы воспользуетесь всеми приложениями из списка, это вряд ли обеспечит вам возможность читать свежие лонгриды в любой момент. Вместо того, чтобы жертвовать своей продуктивностью в течение дня, скачайте Pocket — вышедшее в 2007 году творение мастодонта IT-сферы Mozilla Corporation (годовой доход компании за 2017 год составил более $560 млн). Утилита позволяет откладывать интересующие вас материалы — будь то статьи, видео, или подкасты — «на потом». Когда разберетесь со всеми делами, просто откройте приложение и выберите что-то из сформированного списка. Вполне вероятно, что вам уже приходилось сталкиваться с Trello. Разработка Fog Creek Software 2011 года, впоследствии приобретенная нью-йоркской компанией Atlassian за $425 млн, представляет задачи по выполнению проекта в виде виртуальных блоков.

Личностный рост. Тайм-менеджмент. Целедостижение

Научитесь расставлять приоритеты, находить время для важных личных дел, опробуете разные инструменты для планирования задач и повышения личной эффективности в течение дня. Найдёте ключ к личной мотивации и способы предолевать прокрастинацию. Будете меньше стрессовать из-за объёма горящих задач и дел. Замысел проекта – ключевая идея проекта, в ходе сбора информации и обдумывания «обрастающая» подробностями, касающимися ее реализации.

Другой способ управления кайросовыми задачами осуществляется с помощью стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для кайросовых задач. Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи, используя стикеры разных цветов.

Модель подчинения – «я продаю свое рабочее время и в рамках проданного времени и оговоренных обязанностей подчиняюсь фирме (в лице руководителя)». Модель согласования – «Корпорация Я» и «Фирма Х» заключают договор о сотрудничестве, в рамках которого происходит постоянное взаимосогласование целей и совместных действий обеих высоких договаривающихся сторон». Вторая модель является развитием первой, в отличие от нее учитывающей наличие у «винтика», элемента корпоративной иерархии, собственных целей. Метод ограниченного хаоса – метод управления, заключающийся в постепенном «выращивании» оптимального уровня порядка с помощью внесения элементов упорядоченности в начальный хаос. Является альтернативой классическому «методу полного упорядочения» (термин наш), предполагающему создание полного порядка («каждая вещь должна знать свое место») и непрерывное поддержание этого порядка на протяжении деятельности.

При этом не нужно постоянно переписывать задачи, переходящие изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса» и вычеркивать выполненные задания. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку. Контекстное планирование в тайм-менеджменте – это способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное. Ключевые, значимые для достижения целей дела и задачи (эффективно использованное время). Для решения проблемных ситуаций, достижения надцели необходимо задать направление движения, выбрать любое из конкретных направлений деятельности. Желанию, активное влияние на события и обстоятельства.

Успешно окончив данный курс, Вы сформируете у себя экономичное отношение к времени. Вы научитесь оценивать собственный временной стиль и эффективность что такое лайф-менеджмент расходов своего времени. Вы изучите техники и получите инструменты, позволяющие анализировать, корректировать и контролировать использование времени.

Вопрос 9. Алгоритм планирования

Если сравнивать нашу задачу с сыром, мы словно «выедаем» в ней все новые и новые дырочки, пока она не будет полностью выполнена. Предстоящие дела следует не запоминать, а записывать (например, в ежедневник или втаск-менеджер). Во-первых, о незаписанных задачах легко забыть. Во-вторых, такие задачи выглядят необязательными для выполнения. В-третьих, попытка удержать их в голове приводит к снижению продуктивности и увеличению уровня стресса.

Если учесть, что около 70 % информации человек получает через визуальный канал восприятия, принцип наглядности становится ведущим при создании обзора. При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими, и бюджетируемыми задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день. Но есть такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени.

В подобных ситуациях можно применить множество разнообразных техник самонастройки. Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важность»и «срочность». Сделать это нам поможет матрица Эйзенхауэра. Чтобы принимать верные решения, иметь возможность сделать выбор и начинать что-то предпринимать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью.

Потому что вы смертельно устали, муж жалуется на неглаженные рубашки и отсутствие интимной жизни. Свекровь говорит, что вы все делаете неправильно, а ребенок требует больше и больше внимания. Вы разрываетесь на части, но ничего не успеваете. Многим женщинам пришлось полностью перестроить отношение ко времени и стилю жизни с появлением ребенка. С помощью тайм-менеджмента вы почувствуете значительное облегчение, научитесь правильно планировать день, грамотно распределять время и силы, чтобы не только успевать выполнять обязанности, но и отдыхать. Отслеживание показателей в личной работе (Пирог времени).

И вот уже последние сутки перед днем Х, а мы лихорадочно пытаемся сделать хоть что-то, торопимся сами и подгоняем коллег; в спешке совершаем ошибки, исправить которые уже некогда. Приходит осознание, что нужно было раньше начинать дело, иначе планировать свое время. Как результат, работа, выполненная кое-как, с недоработками, ошибками. Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра. Материализация крайне важна при создании обзора, так как внимание человека ограничено, и часть информации может быть не замечена, а ведь именно она имеет шанс оказаться решающей при принятии решения, повлиять на исход дела. Все, что хранится в голове – ненадежно (есть возможность забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности).

Очень тяжело распоряжаться своим временем женщинам, так как им приходиться находить баланс между семьёй, работой, а так же личными потребностями и увлечениями. Именно женскому полу тяжелее всего распределять своё время так, чтобы всё происходящее вокруг находилось в гармонии. Ежедневная рутинная работа – рассылка писем, совершение звонков, и т.д. Нужно быть осторожным с задачами из этого списка, ведь они занимают у вас время здесь и сейчас, при этом не являются важными для вас и ваших целей. За ними нужно постоянно следить, делегировать или убирать вообще.